Cloud Lösungen

Cloud SolutionsAls Businesskunde suchen Sie nach sicheren Cloud Lösungen, die nicht nur Dokumentmanagement umfassen, sondern ganze Businessworkflows 24×7 bereitstellen?

Haben Sie Bedarf an Buchungssystemen für Veranstaltungen, Schulungen, Ressourcen usw…? Fragen Sie sich eventuell, ob Ihre individuelle Lösung auch in der Cloud verwirklicht werden kann? Dann sind Sie bei uns richtig.

Allgemeines zum Thema Cloud:

Wir haben uns zu einem großen Teil auf Businesskunden spezialisiert. Über die Jahre hat sich herausgestellt, dass sehr viele Arbeitsabläufe vereinfacht werden können indem sie einfach in die Cloud verlagert werden. Das Problem dabei ist, dass keines der uns bekannten Unternehmen seine Daten gerne außer Haus sieht, insbesondere kritische Unternehmensdaten wie zb. Daten der Geschäftsleitung oder Buchhaltung.

Möglicherweise fällt genau Ihr Betrieb in eine der Sparten, denen es überhaupt untersagt ist Firmendaten auf Servern außerhalb der EU zu speichern (Finanzdienstleister usw…). Genau hier wird es schwierig, denn es gibt zwar einige Cloud-Anbieter mit Servern in Österreich und Deutschland, jedoch beschränkt sich der Funktionsumfang meist auf einfaches Dokumentmanagement.

Unsere individuelle SharePoint Cloud Lösung:

Wir arbeiten als Microsoft Partner mit SharePoint. SharePoint ist wesentlich umfangreicher und erweitert die Möglichkeiten eines einfaches Dokumentmanagements um ein Vielfaches. Grundsätzlich bietet SharePoint den Vorteil, dass sich sämtliche Inhalte an einem Berechtigungssystem orientieren, das Benutzer und Gruppen umfassen kann. Jeder Benutzer bekommt seinen individuellen Login und seine Berechtigungsstufe. Darüber hinaus gibt es in SharePoint die Möglichkeit der Versionierung. Sowohl beim Dokumentmanagement als auch bei voll integrierten Prozessen bietet dies umfassende, nachverfolgbare Sicherheit.

Individuelle Businessprozesse:

In SharePoint ist nahezu alles möglich, desshalb können Sie uns gerne kontaktieren, damit wir gemeinsam mit Ihnen eine Lösung erarbeiten. Vorab ein paar Beispiele die im Ansatz die Möglichkeiten zeigen sollen:

Mitarbeiterplanung:

  • Bisher: Es gibt eine Excel Tabelle die auf dem Server liegt, die den Dienstplan für das ganze Jahr abbildet. Dort wird alles eingetragen und aktuell gehalten. Diese Excel Tabelle kann von jedem Mitarbeiter aufgerufen werden. Aufgrund mangelnder Sicherheitsfeatures von Excel wissen Ihre Mitarbeiter, dass nichts geändert werden darf. Sie vertrauen darauf, dass jeder die Datei öffnet um sie zu lesen, obwohl in Wirklichkeit jeder Änderungen daran vornehmen könnte. Der aktuelle Dienstplan wird regelmäßig ausgedruckt und ausgehangen. Nachteil dieser auf Excel basierenden Lösung: Keine strikte Trennung der Benutzergruppen möglich, jeder der den Dienstplan öffnen will braucht Excel (MS Office), massive Probleme bei Excel Tabellen, die gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet werden, Aktualität des gedruckten Dienstplanes (Es ist unter Umständen eine veraltete Version in Papierform in Umlauf)
  • Lorenz-IT SharePoint Lösung: Diese Lösung basiert nicht mehr auf einer einzelnen Datei. Es gibt ein sogenanntes Anwender-Frontend und ein Planer-Backend. Benutzer mit entsprechender Berechtigung haben Zugriff auf beides, oder nur auf das Frontend. Das Frontend ist individuell gestaltbar, zeigt zum einen den gesamten Dienstplan und zum anderen die Einteilung des jeweils, an SharePoint angemeldeten Benutzers. Benutzer können direkt aus Ihrer Diensteinteilung in SharePoint einen Arbeitszeitnachweis erstellen, den Sie so lange bearbeiten können, bis er eingereicht wird. Der AZN wird sodann ausschließlich von den berechtigten Mitarbeitern weiter verarbeitet bzw. wenn nötig korrigiert. Ab dem Übergabepunkt "Einreichung" kann der normale Benutzer seinen AZN nicht mehr bearbeiten, Ihn jedoch jederzeit ansehen und drucken. Darüber hinaus bietet auch hier die Versionierung die erforderliche Sicherheit.

Buchung von Schulungen, Events, Ressourcen:

  • Bisher: Entweder nicht vorhanden, oder auf einem Stehkalender bei der zuständigen Person notiert, wer wann mit welchem Fahrzeug unterwegs ist, oder welcher Raum benötigt wird. Schulungsmöglichkeiten oder Veranstaltungseinladungen erreichen nicht alle Mitarbeiter und man hat nicht wirklich eine Übersicht für wie viele Personen man reservieren muss.
  • Lorenz-IT SharePoint Lösung: Sie legen eine Schulung oder einen Event im entsprechenden Kalender an, können auswählen welche Benutzer per Mail benachrichtigt werden sollen. Der Benutzer bekommt eine Mail, kann sich sofort einloggen und je nach Lust und Laune sofort anmelden. Er bekommt eine Erinnerung kurz vor dem Event oder der Schulung per Mail. Auch wieder ein typisches Anwender-Frontend und Planer-Backend. Im Planer Backend werden die Typischen Infos zum Event eingegeben (Wo, wann, usw…). Darüber hinaus wird hier entschieden welche Benutzergruppen die Einladung bekommen sollen, wann die Erinnerung gesendet wird, ob zu der Schulung automatisch ein Zertifikat erstellt und verknüpft werden soll, ob man (falls vorhanden) direkt einen Schulungsraum dazu buchen möchte, uvm.

Abrechnungssysteme:

  • Angenommen: Externer Mitarbeiter holt sich seinen Auftrag in der Firma in Papierform ab, fährt zum Kunden, muss am Monatsende seine Tätigkeiten dokumentieren und seine Abrechnung erstellen.
  • Lorenz-IT SharePoint Lösung: Ebenfalls wieder das Frontend – Backend Konzept. Der Mitarbeiter in der Geschäftsleitung scannt den Auftrag ein und ladet ihn in SharePoint hoch. Dort verknüpft er das Dokument mit dem externen Mitarbeiter, der diesen Auftrag ausführen soll. Dieser bekommt ein Mail, dass ein neuer Auftrag vorhanden ist und arbeitet diesen über einen gewissen Zeitraum hin ab. Parallel dazu erstellt der Mitarbeiter bereits seine Abrechnung, in der er über den Monat hinweg seine Tätigkeiten mitsamt Fahrzeiten, Kilometer und Uhrzeiten erfasst. Der Mitarbeiter reicht die Abrechnung am Ende des Monats ein. Dies ist der Übergabepunkt zur Verwaltung. Ab jetzt kann der Mitarbeiter seine Abrechnung lediglich ansehen und drucken, jedoch nicht mehr bearbeiten. Die Verwaltung kontrolliert die Abrechnung, ergänzt sie bei Bedarf mit Rechnugsnummer usw. und erstellt per Mausklick die Endabrechnung, die mittels Wordvorlage automatisch angelegt wird und nur mehr gedruckt werden braucht.

Sie sehen, es gibt massig Anwendungen, die umgesetzt werden können und Ihren Vorstellungen sind mit SharePoint kaum Grenzen gesetzt. Wir freuen uns auf Ihre Ideen und Wünsche, sowie darauf, diese erfolgreich umsetzen zu können.

Voraussetzungen zur SharePoint Integration:

  • Firmentinterne (SharePoint On-Premises) Lösung: (Für Details kontaktieren Sie uns bitte) Eigener Server mit interner Firmendomäne, externer fixen IP-Adresse, SSL Zertifikat einer öffentlichen Zertifizierungsstelle, optional Microsoft Exchange
  • Externe (SharePoint Online) Lösung: Keine Geschäftskritischen Prozesse wie z.B. Finanzdaten usw…

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